lunes, 1 de abril de 2013

La información es agua que fluye



La Organización de la Información: una de las funciones más importantes en la empresa. 

Y resulta ser además una de las tareas más “olvidadas” en muchas organizaciones.

¿Cómo puede una empresa no contemplar el diseño y organización de la información, y sus canales? ¿Es posible eso? Pues sí, es posible y de hecho ocurre.

Sabemos que una empresa es, por lo general, un sistema. Y, dentro de ellos, es un sistema abierto.

¿Qué es un sistema? Un sistema es un conjunto de elementos independientes que existe y se mantiene gracias a la interacción mutua entre las partes que lo componen, y que sólo puede comprenderse cuando se observan y estudian sus partes globalmente. 

¿Qué es un sistema abierto? Es aquél que para su existencia necesita una relación con el entorno que lo rodea. Yo lo definiría de la siguiente manera: Un Sistema abierto es aquel sistema que respira. Es decir, adquiere del exterior unas entradas (aire), y las transforma mediante unos procesos en unas salidas (dióxido de carbono). Y todo ello recordemos sólo puede existir gracias a una interacción continua entre las partes que lo componen. 

Esta interacción que se realiza se llama comunicación interna


La información que fluye es la sangre del cuerpo humano que es la empresa. Es el flujo que hace rodar los engranajes de la maquinaria. Toda la empresa está llena de ríos de información que fluyen de todas partes a todas partes, y la manera en que se gestiona toda esta información, la forma en que se trata, se da forma y respuesta, y la manera en que funciona se llama Comunicación Interna. Es decir, la información es el agua de los ríos, y la comunicación interna es la “ingeniería” que aplicamos al agua: diseño de los cauces, tratamiento del agua, aplicación y uso, medida de corrientes,  etc.

Y la Misión, Visión y Valores de la empresa es nada más y nada menos que  la columna vertebral de la Comunicación Interna y de la Organización. Es la información que da la estabilidad interna. Utilizando la misma metáfora, la Misión es el Río Principal, el Cauce Mayor. Todos los demás son afluentes.


¿Te das cuenta? La Comunicación Interna no es que sea importante, es que es vital. Sin la existencia de la comunicación interna  no hay empresa, ¿verdad?. 





¿Qué ocurre si se realiza mal la función de Comunicación Interna? 

Es decir, ¿Qué ocurre si no están bien diseñados los ríos y los canales, si no hay depuradoras, no hay tratamiento del agua, etc? 

Los problemas más comunes son los siguientes (transforma la metáfora en tu realidad): 

- Agua desbordada en ciertos lugares, se sale del cauce e inunda. 
- Agua estancada en ciertos lugares. No fluye.
- Agua que pasa pero que no se trata, no se aprovecha. No hay tratamiento.
- Agua que se sale de los cauces y se pierde.
- El agua corre hacia todas partes, un descontrol.
- Etc

¿Vas siguiendo el símil verdad?

En el artículo del próximo fin de semana describiré un ejemplo práctico y típico de mala gestión de la comunicación, y plantearé soluciones.

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Borja Periáñez
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