miércoles, 3 de abril de 2013

El uso caótico del email



Dentro de los diferentes canales de comunicación interna que existen (Departamento de Formación, Comunidad de Empleado, Teléfono, etc..), uno de ellos es el correo electrónico.

Vamos a ver un ejemplo de cómo gestionar y cómo no gestionar el correo, los problemas que causa una mala gestión y la soluciones que causan un aumento de la productividad:


Alejandra trabaja en una empresa del sector  financiero y de la banca muy importante a nivel nacional y algo  menos a nivel internacional. Cuando llega a su puesto de trabajo por las mañanas abre el correo para ver los emails. Todos los días se encuentra más de 20-30 correos nuevos nada más abrir la bandeja, más unos 50 nuevos que llegan durante el día. De estos 80 emails diarios más del 70% son de su central, y el resto de algún proveedor, cliente, colaborador, compañero, jefe de la sucursal, director regional, etc. Y todo ello mezclado por supuesto. 

De los emails que recibe por parte de su central encuentra a diario los siguientes tipos: 
  • Emails enviados en masa a todos anunciando promociones, productos o avisos. 
  • Emails en masa enviado a todos, pero que en realidad no va dirigido a todos sino sólo a una parte de las sucursales (pero se envía a todos, supongo que por ¿facilidad?)
  • Comunicados de situaciones especiales graves en el entorno (crisis por algún evento extraordinario)
  • Comunicados masivos por situaciones practicamente irrelevantes y que no justifica un email masivo, pero se envía: (Por ejemplo que la sucursal número 38 del banco, situada en Zaragoza, tiene un problema informático, o se ha roto una tubería y se ha inundado, y tiene que cerrar momentáneamente. Otro ejemplo es el mismo que el anterior, pero comunicando que la sucursal vuelve a la normalidad) 
  • Comunicado masivo de día festivo en los diferentes países donde hay sucursales. Un ejemplo es: “Hoy es festivo en Argentina, por lo que las sucursales de allí permanecerán cerradas.”  
  • Es curioso que, aunque evidentemente para una sucursal de Valencia es más importante saber si es festivo o no en Madrid, que si lo es o no en Colombia, la información sobre aperturas y cierres en las Comunidades Autónomas o Provincias españolas no se envía.
  • Comunicado de fallecimiento de algunos familiares del personal de la empresa. (¿?).
  • Etc.
Todo ello sólo por parte de la central. Hay que añadir los que envían los clientes, los proveedores, los compañeros, los jefes, etc. 

¿Qué provoca todo este caos diario? Que se pierda información, se anule comunicación,  se pierda productividad, se pierda efectividad, eficacia, eficiencia, y sobre todo TIEMPO y DINERO. Y todo esto multiplícalo por varias miles de personas que trabajan en la empresa y utilizan este canal de comunicación. ¿Cuál es el resultado de la multiplicación? Muchas, muchísimas horas perdidas. ¿A cuántas jornadas laborales equivale las horas perdidas un sólo día por miles de empleados? Imagina una empresa de cinco mil empleados, en la que cada uno pierde tan solo 5 minutos de su tiempo. Ahí tienes, más de 52 jornadas laborales de 8 horas, o lo que es lo mismo, la productividad de una persona trabajando durante más de 10 semanas la acabas de tirar a la basura. Y todo eso por cada día que pasa. A ver quién niega que el tiempo es oro.

El Correo Electrónico no se diseñó para esto. No deben existir los emails entre compañeros. Los correos son sólo y exclusivamente para tratar con el exterior, no entre empleados. El email está dentro de la función de “respiración” del sistema abierto, es decir, para uso puramente externo: relaciones con clientes, proveedores...

Imaginemos que el dominio de la empresa es @bancoejemplo.es. Pues bien, nunca debería existir un email cuyo remitente sea un @bancoejemplo.es y cuyo destinatario sea también un @bancoejemplo.es porque para eso hay otros medios, y otros canales.

Todos los comunicados internos deben colocarse en un tablón de anuncios situado en el portal de empleados (que debe ser una comunidad de usuarios online), y toda la información, y comunicaciones entre empleados debe ir mediante mensajería (como los mensajes de “Facebook”).

Una Comunidad de Empleados 2.0 es una herramienta informática muy importante para la productividad, y para la gestión de la interacción entre empleados, es decir, para la comunicación interna. Estas comunidades cuentan con apartados claves para canalizar la información y aumentar la productividad, permiten realizar gestiones administrativas y, sobre todo, fomentan las relaciones sociales.


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Borja Periáñez
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